Корпоративный портал для бизнеса

Оглавление

Как определить, что нужен корпоративный портал?
Что такое корпоративный портал?
Цели и задачи портала
Преимущества портала
Функциональность портала
Функциональные и структурные особенности корпоративного портала
Оценка эффективности корпоративного портала
Для кого портал станет оптимальным решением

Как определить, что нужен корпоративный портал?

Внедрение корпоративного портала необходимо, если:

• Документация ведется в Word, отчеты – в Excel, а письма хранятся в электронном виде на почте, то есть поиск данных превращается в непроходимый квест.
• Переписка по рабочим вопросам с коллегами и клиентами с помощью электронной почты затягивается на дни и недели, что тормозит рабочий процесс.
• Сотрудники тратят часы на поиск необходимой информации, а рабочие задачи пишут на стикерах.
• Руководство не может проконтролировать занятость и присутствие персонала на рабочем месте.

Если вы стремитесь создать единое информационное поле, наладить внутрикорпоративные связи и повысить эффективность бизнеса, корпоративный портал станет правильным решением.

Что такое корпоративный портал?

Корпоративный портал − это внутренний информационно-коммуникативный веб-ресурс для управления организацией, обеспечения сотрудникам доступа к корпоративной информации, а также для сбора и использования данных о бизнес-процессах.

Часто понятие «корпоративный портал» воспринимается как синоним интранета, который, в отличие от интернета, является внутренней частной сетью. В базовом виде портал может представлять собой виртуальный офис, однако обычно его дополняют функционалом, позволяющим создать своего рода внутренний мир компании. Важные инструменты портала − удобная система совместной работы и интеграция корпоративных данных и приложений. Использование портала в компаниях позволяет улучшить внутреннюю коммуникацию, повысить мотивацию и вовлеченность сотрудников, а также достигнуть лучших результатов в бизнесе.

Цели и задачи портала

Корпоративный портал создан с целью повышения качества управления бизнес-процессами. Его основные задачи:

• координировать рабочие процессы, оценивать загруженность сотрудников, повышать рабочую дисциплину, формировать отчеты по выполненным задачам;
• держать работников в курсе новостей и событий, происходящих в организации;
• наладить оперативную обратную связь с пользователями;
• исключить проблемы коммуникации между сотрудниками разных отделов и подразделений, даже если они географически удалены друг от друга, а также снизить потребность в командировках;
• накапливать и сохранять опыт в базе знаний;
• ускорить адаптацию новых сотрудников и профпереподготовку работающего персонала;
• объединить сотрудников в рабочие группы, которые смогут сообща работать над проектами для достижения поставленных целей;
• сэкономить рабочее время при поиске информации и выполнении операций;
• повысить имидж и конкурентоспособность компании;
• наладить внешние бизнес-связи с заказчиками, партнерами, дилерами.

Преимущества портала

Являясь внутренней информационно-коммуникативной сетью, портал обладает рядом преимуществ:

• Объединяет информационные ресурсы компании, обеспечивая всем участникам универсальный доступ к данным.
• Улучшает взаимодействие с коллегами посредством корпоративной социальной сети.
• Играет большую роль в мотивации и вовлечении персонала для повышения производительности труда и оперативного выполнения рабочих задач.
• Дает возможность групповой работы для обсуждения и корректировки совместных планов за счет расширения сотрудничества персонала внутри организации.
• Увеличивает образовательный потенциал, предоставляя доступ к накопленным бизнес-знаниям.
• Повышает лояльность посетителей, которые могут выполнять действия удаленно с любых мобильных устройств.
• Обеспечивает безопасность коммерческой информации, так как зайти на веб-ресурс могут только сотрудники или те, кому открыт доступ.
• Позволяет сформировать и развивать внутрикорпоративную культуру.

Функциональность портала

Базовый функционал веб-портала обычно включает в себя:

• единый интерфейс с возможностью создания уникального брендированного дизайна с фирменными цветами и логотипом компании;
• удобное управление проектами с помощью постановки задач, контроля их выполнения, планирования и учета рабочего времени;
• сервисы для создания, редактирования, хранения документации в режиме онлайн без скачивания;
• умную систему поиска для быстрого нахождения нужной информации;
• страницы с миссией, ценностями, правилами и важной информацией об организации;
• личные кабинеты и профили с полной информацией о руководителях и сотрудниках, контактными данными и синхронизацией с учетными системами компании;
• публикации важных новостей и событий с уведомлением конкретных пользователей или целевых групп для привлечения коллег к обсуждениям;
• инструменты для мгновенного контакта по типу некоторых элементов мессенджеров и соцсетей (живая лента, чаты), что позволяет сотрудникам всегда оставаться на связи;
• пространства для совместной работы и обмена идеями, предложениями, мнениями, что позволит быстро принимать решения при реализации проектов;
• системы вовлеченности и мотивации с нематериальным поощрением и повышением рейтинга сотрудников,
• централизованную и постоянно обновляющуюся базу коллективных знаний для обучения новичков и развития персонала;
• надежную систему безопасности корпоративной информации с ограничением допуска и защитой персональных данных пользователей.

Платформа, на базе которой разрабатывается портал, обычно позволяет создавать дополнительные приложения и интегрировать в них сторонние сервисы, виджеты, таск-менеджеры.

Функциональные и структурные особенности корпоративного портала

Портал включает все необходимые инструменты и функции для управления, координации и структуризации работы, активного взаимодействия с пользователями. К особенностям корпоративного портала относятся:

• интеграция внутренних и внешних источников информации, централизованный доступ к ресурсам;
• персонализация контента для конкретных пользователей и для целевых групп;
• удобный интерфейс, который упрощает выполнение запросов пользователей;
• оптимальная информационная архитектура, задача которой − представить контент в понятной и удобной форме, чтобы пользователь не потерялся в больших объемах информации;
• единая точка входа ко всем ресурсам;
• «умный поиск» − мощное поисковое ядро, позволяющее быстро найти нужную информацию;
• многоканальная связь и обмен данными в структурированном формате;
• поддержка просмотра информации на мобильных устройствах как с помощью респонсивной верстки, так и с помощью PWA и нативных мобильных приложений

Оценка эффективности корпоративного портала

Работу корпоративного портала можно оценить по эффективности коммуникаций, сервисов и бизнес-процессов. Для этого в первую очередь необходимо брать во внимание следующие метрики:

• посещаемость и долю нахождения на портале пользователей с мобильных устройств;
• данные об активности и вовлеченности сотрудников;
• поведение − время нахождения пользователей на портале и глубину просмотров;
• коэффициент полезности материала − добавление в избранное, лайки, комментарии;
• время, потраченное пользователем на загрузку страниц и поиск ответа на поставленный вопрос;
• количество новых публикаций, документов, новых пользователей и созданных рабочих групп.

Помимо технической аналитики в режиме онлайн, можно опросить сотрудников на такие темы: насколько удобно пользоваться новой системой, какие функции больше нравятся и помогают в работе, а какие, напротив, не используются. После этого можно проанализировать собранную информацию, понять и устранить причины неудобств.

В первой версии стоит использовать портал с базовыми функциями для выполнения основных задач, после чего можно оценивать его работу на протяжении 3–6 месяцев и расширять функционал на основе полученных данных.

Для кого портал станет оптимальным решением

Портал станет оптимальным инструментом для обеспечения внутрикорпоративного взаимодействия, мониторинга и контроля исполнения управленческих решений на всех уровнях, в первую очередь, в компаниях с большим количеством проектов и взаимодействующих подразделений, с развитой организационной структурой. Единый веб-ресурс обеспечивает защищённый оперативный доступ к корпоративной информации, в соответствии с выданными правами, всем сотрудникам проектных групп и функциональных подразделений из любой географической точки и с любого разрешённого устройства, гарантирует прозрачность процессов и условия для своевременного реагирования на изменения и принятия решений.

Корпоративный портал необходим также для компаний, у которых в штате много удаленных работников и тех сотрудников, которые в силу специфики работы не используют настольный компьютер и получают доступ к корпоративной информации с мобильных устройств.

Любой сотрудник сможет быстро получить информацию по своим проектам и задачам, узнать о новостях, высказаться и поделиться идеями. Единое информационное пространство сплачивает коллектив, вовлекает в рабочие процессы и внутрикорпоративную жизнь.

Корпоративный портал станет отличным решением для организаций, в которых важны оперативное обучение и адаптация новых сотрудников. Получив доступ к внутрикорпоративной сети, новичок быстрее знакомится с правилами компании, входит в курс поставленных задач, получает консультации опытных коллег. Нет необходимости организовывать тренинги и курсы для каждого нового работника. Он сразу попадает в нужную рабочую группу и пользуется соответствующей базой данных.

Говоря в целом, корпоративный портал будет полезен для всех компаний, которые хотят наладить внутреннюю коммуникацию с целью быстрого и эффективного решения бизнес-задач.