Корпоративный портал для бизнеса
Оглавление
Как определить, что нужен корпоративный портал?
Что такое корпоративный портал?
Цели и задачи портала
Преимущества портала
Функциональность портала
Функциональные и структурные особенности корпоративного портала
Оценка эффективности корпоративного портала
Для кого портал станет оптимальным решением
Как определить, что нужен корпоративный портал?
Внедрение корпоративного портала необходимо, если:- Документация ведется в Word, отчеты – в Excel, а письма хранятся в электронном виде на почте, то есть поиск данных превращается в непроходимый квест.
- Переписка по рабочим вопросам с коллегами и клиентами с помощью электронной почты затягивается на дни и недели, что тормозит рабочий процесс.
- Сотрудники тратят часы на поиск необходимой информации, а рабочие задачи пишут на стикерах.
- Руководство не может проконтролировать занятость и присутствие персонала на рабочем месте.
Что такое корпоративный портал?
Корпоративный портал − это внутренний информационно-коммуникативный веб-ресурс для управления организацией, обеспечения сотрудникам доступа к корпоративной информации, а также для сбора и использования данных о бизнес-процессах. Часто понятие «корпоративный портал» воспринимается как синоним интранета, который, в отличие от интернета, является внутренней частной сетью. В базовом виде портал может представлять собой виртуальный офис, однако обычно его дополняют функционалом, позволяющим создать своего рода внутренний мир компании. Важные инструменты портала − удобная система совместной работы и интеграция корпоративных данных и приложений. Использование портала в компаниях позволяет улучшить внутреннюю коммуникацию, повысить мотивацию и вовлеченность сотрудников, а также достигнуть лучших результатов в бизнесе.Цели и задачи портала
Корпоративный портал создан с целью повышения качества управления бизнес-процессами. Его основные задачи:- координировать рабочие процессы, оценивать загруженность сотрудников, повышать рабочую дисциплину, формировать отчеты по выполненным задачам;
- держать работников в курсе новостей и событий, происходящих в организации;
- наладить оперативную обратную связь с пользователями;
- исключить проблемы коммуникации между сотрудниками разных отделов и подразделений, даже если они географически удалены друг от друга, а также снизить потребность в командировках;
- накапливать и сохранять опыт в базе знаний;
- ускорить адаптацию новых сотрудников и профпереподготовку работающего персонала;
- объединить сотрудников в рабочие группы, которые смогут сообща работать над проектами для достижения поставленных целей;
- сэкономить рабочее время при поиске информации и выполнении операций;
- повысить имидж и конкурентоспособность компании;
- наладить внешние бизнес-связи с заказчиками, партнерами, дилерами.
Преимущества портала
Являясь внутренней информационно-коммуникативной сетью, портал обладает рядом преимуществ:- Объединяет информационные ресурсы компании, обеспечивая всем участникам универсальный доступ к данным.
- Улучшает взаимодействие с коллегами посредством корпоративной социальной сети.
- Играет большую роль в мотивации и вовлечении персонала для повышения производительности труда и оперативного выполнения рабочих задач.
- Дает возможность групповой работы для обсуждения и корректировки совместных планов за счет расширения сотрудничества персонала внутри организации.
- Увеличивает образовательный потенциал, предоставляя доступ к накопленным бизнес-знаниям.
- Повышает лояльность посетителей, которые могут выполнять действия удаленно с любых мобильных устройств.
- Обеспечивает безопасность коммерческой информации, так как зайти на веб-ресурс могут только сотрудники или те, кому открыт доступ.
- Позволяет сформировать и развивать внутрикорпоративную культуру.
Функциональность портала
Базовый функционал веб-портала обычно включает в себя:- единый интерфейс с возможностью создания уникального брендированного дизайна с фирменными цветами и логотипом компании;
- удобное управление проектами с помощью постановки задач, контроля их выполнения, планирования и учета рабочего времени;
- сервисы для создания, редактирования, хранения документации в режиме онлайн без скачивания;
- умную систему поиска для быстрого нахождения нужной информации;
- страницы с миссией, ценностями, правилами и важной информацией об организации;
- личные кабинеты и профили с полной информацией о руководителях и сотрудниках, контактными данными и синхронизацией с учетными системами компании;
- публикации важных новостей и событий с уведомлением конкретных пользователей или целевых групп для привлечения коллег к обсуждениям;
- инструменты для мгновенного контакта по типу некоторых элементов мессенджеров и соцсетей (живая лента, чаты), что позволяет сотрудникам всегда оставаться на связи;
- пространства для совместной работы и обмена идеями, предложениями, мнениями, что позволит быстро принимать решения при реализации проектов;
- системы вовлеченности и мотивации с нематериальным поощрением и повышением рейтинга сотрудников,
- централизованную и постоянно обновляющуюся базу коллективных знаний для обучения новичков и развития персонала;
- надежную систему безопасности корпоративной информации с ограничением допуска и защитой персональных данных пользователей.
Функциональные и структурные особенности корпоративного портала
Портал включает все необходимые инструменты и функции для управления, координации и структуризации работы, активного взаимодействия с пользователями. К особенностям корпоративного портала относятся:- интеграция внутренних и внешних источников информации, централизованный доступ к ресурсам;
- персонализация контента для конкретных пользователей и для целевых групп;
- удобный интерфейс, который упрощает выполнение запросов пользователей;
- оптимальная информационная архитектура, задача которой − представить контент в понятной и удобной форме, чтобы пользователь не потерялся в больших объемах информации;
- единая точка входа ко всем ресурсам;
- «умный поиск» − мощное поисковое ядро, позволяющее быстро найти нужную информацию;
- многоканальная связь и обмен данными в структурированном формате;
- поддержка просмотра информации на мобильных устройствах как с помощью респонсивной верстки, так и с помощью PWA и нативных мобильных приложений
Оценка эффективности корпоративного портала
Работу корпоративного портала можно оценить по эффективности коммуникаций, сервисов и бизнес-процессов. Для этого в первую очередь необходимо брать во внимание следующие метрики:- посещаемость и долю нахождения на портале пользователей с мобильных устройств;
- данные об активности и вовлеченности сотрудников;
- поведение − время нахождения пользователей на портале и глубину просмотров;
- коэффициент полезности материала − добавление в избранное, лайки, комментарии;
- время, потраченное пользователем на загрузку страниц и поиск ответа на поставленный вопрос;
- количество новых публикаций, документов, новых пользователей и созданных рабочих групп.